Livre comptable, journal et facturier

En page 2, je vous informais des obligations comptables à respecter, mais comme rien n'est simple, si vous désirez l'assistance d'un professionnel (ce que je recommande), il y a diverses manières d'envisager le soutien et le genre de professionnel. Il y a donc à boire et à manger, tout dépend de vos moyens financiers ou de votre disponibilité. La loi vise la masse en tentant de tout prévoir et en se montrant souvent très rigide dans les textes, mais il existe une grande différence entre la théorie et la pratique.

Dilemme cornélien : choisir entre confier l'intégralité des formalités comptables à un professionnel avec un maximum de frais ou vous investir personnellement sous l'égide d'un conseiller fiscal qui interviendra principalement au moment de clôturer vos comptes pour établir la déclaration fiscale à l'Impôt des Personnes Physiques. La 1ère version s'adresse plus à un comptable tandis que la 2ème version vise plus l'expert en fiscalité qui mettra vos chiffres en "musique" tout en respectant la législation et en tirant le meilleur parti des possibilités légales pour réduire vos impôts.

A mon sens, la version du conseiller fiscal est la meilleure et je vais vous expliquer pourquoi.
Les comptables comptabilisent et les conseillers fiscaux conseillent. De nombreuses conséquences désastreuses en découlent pour ceux qui n'ont pas compris que, quand il s'agit de fiscalité, un conseiller fiscal est primordial et hautement rentable.
C'est très facile d'apporter "sa" caisse de documents au comptable qui vous la rendra après encodages, souvent sans avoir bien compris le sens de certains documents et sans vous avoir téléphoné alors que le contenu d'une facture n'était pas clair. Pas question de perdre du temps pour effectuer votre encodage facturé au forfait, car d'autres dossiers clients sont à traiter sans retard dans les délais légaux TVA. Cependant, il est fréquent de voir des factures trop techniques que vous seul pouvez décoder correctement, exemples : achat de ComboZ57, deux Dual-028-compact, du GZtechnic3, 20 kg de Duralfa15, etc ...
Vous comprendrez aisément que le "pauvre" comptable décidera selon son sixième sens qu'il s'agit de marchandises ou de frais ou d'investissement, sans même envisager que cela puisse être mixte (à répartir entre privé et professionnel).

Toutes ces bévues accumulées à votre insu vont rebondir le jour "du" contrôle fiscal face à un fonctionnaire expérimenté de la TVA ou des contributions. Trop tard pour les larmes ou les regrets et pour vous rendre compte que vous n'avez aucune connaissance ou suivi de votre affaire au niveau administratif et comptable. Pour le contrôleur, vous serez le seul responsable officiel des comptes présentés et du travail comptable pourtant si coûteux (+/- 70 euros à l'heure) pour tant de prestations d'encodage et si peu de conseils.

Faire remplir une déclaration TVA coûte +/- 400 euros minimum TVAC, il y en a quatre par an, donc 1.600 euros d'économies faciles en faisant vous-même ce travail peu compliqué (si ce n'est la 1ère ou 2ème fois à cause du facteur découverte). En optant pour la version du conseiller fiscal (à disposition si nécessité et pour établir le compte de résultats destiné à la déclaration fiscale IPP), celui-ci devra vous épauler pour effectuer vos premiers pas. C'est relativement simple, quelques notions de base suffisent, il ne s'agit que de savoir où et comment inscrire une opération en sachant de quoi elle se compose. De plus, en accordant un peu de temps à vos comptes chaque semaine, ce travail reste léger et vous permet de suivre vos affaires..

En page 2, je vous ai expliqué que vous pouvez tenir une comptabilité simplifiée reprenant fidèlement toutes les opérations de façon claire et compréhensible. Pour éviter de tout faire manuellement (inscriptions et calculs), apprenez à manipuler le tableur d'Excel. Ci-dessous, vous verrez des modèles de tableaux à créer avec des formules de calcul automatiques qui vous feront gagner 60% de votre temps et vous éviteront tous risques d'erreurs de calcul.

Sur ces tableaux, j'ai volontairement fait apparaître les codes TVA dans les colonnes adéquates en rapport avec la déclaration TVA à remplir (cfr détails en page 6). Quoi de plus simple ? Le total trimestriel de la colonne n° X de votre tableau s'inscrira au n° X de la déclaration TVA. J'ai également réduit le nombre de colonnes à l'essentiel vous permettant d'avoir des comptes à la fois légaux, corrects et simples. Vos tableaux étant en format A4, il ne restera qu'à les coller dans vos livres légaux.

Si vous êtes assujetti à la TVA, vous devrez tenir les livres suivants :

Facturier d'entrées, journal ou facturier des achats enregistrant les factures et notes de crédit des fournisseurs par date de réception, en attribuant un numéro par ordre de réception, en mentionnant le fournisseur, le montant avec et sans TVA.

Exemple

Facturier de sorties, journal ou facturier des ventes reprenant vos factures et notes de crédit aux clients avec les mêmes détails que ceux requis pour le journal des achats.

Exemple 1 avec différents taux TVA de 0%, 6% et 21%

Exemple 2 avec un seul taux TVA de 21%

Livre de caisse, journal financier avec rentrées / dépenses en espèces et livre de banque avec comptes bancaires ou postaux. Si vos prestations font l'objet de factures, si vous percevez vos émoluments par virements bancaires et payez vos fournitures de la même manière ou via carte bancaire, le fait de classer correctement et de bien conserver vos extraits bancaires suffit généralement à satisfaire les agents du fisc. En procédant de la sorte, vos extraits bancaires témoignent des faits et corroborent la clarté des opérations comptables. Dans ce cas de figure, peu d'indépendants utilisent un journal financier et n'ont aucun problème avec le fisc, d'où mon allusion à la différence entre théorie et pratique. Naturellement, dans le cas où vous seriez amené à manipuler principalement des liquidités, je vous recommande chaudement de tenir un livre de caisse.

Exemple

Si vous n'êtes pas assujetti à la TVA

Livre journal et particularité fiscale pour profession libérale
Vos honoraires seront portés au livre journal selon l'une des 2 manières légales qu'offre la fiscalité des professions libérales en octroyant la possibilité de déclarer les recettes à leur perception effective ou, comme l'indépendant classique, sur base des notes d'honoraires émises. Pour dégager les profits annuels, vous choisirez donc une comptabilisation soit :

dès confection et envoi de vos notes d'honoraires

à la perception effective du paiement des honoraires.
Par expérience, je vous conseille la version sur base des notes d'honoraires émises qui, en fonction de l'annualité de l'impôt, est beaucoup plus simple à gérer ou à suivre et qui est adoptée par une majorité de professions libérales. Le choix vous revient légalement, mais si vous optez pour l'autre version, je vous recommande d'être 2 fois plus attentif à vos écrits comptables et je sais de quoi je parle !

Exemple pour une profession libérale