Obligations fondamentales de l'indépendant

ACCES A LA PROFESSION
Pour exercer une activité professionnelle indépendante, il sera nécessaire de prouver vos connaissances en gestion et vos compétences du métier par la production de titres (brevet, certificat, diplôme) émanant de l'enseignement officiel (technique, professionnel, supérieur, univesitaire), de la formation permanente des Classes moyennes ou d'un jury central. Une expérience professionnelle peut également permettre l'accès à des activités ciblées. Par contre, certaines professions libérales (architecte, médecin, avocat...) sont sujettes à la possession d'un titre officiel et la législation relative à l'assurance maladie-invalidité impose des critères particuliers pour exercer certaines professions paramédicales (kinésithérapeute ...).
Qui doit posséder les connaissances requises ?
En société, ce sera la personne chargée de la gestion journalière. En personne physique, vous aurez le choix entre chef d'entreprise, conjoint, cohabitant légal, partenaire (cohabitant depuis au moins 6 mois), aidant indépendant ou salarié (+ contrat de travail à durée indéterminée). Comme expliqué en page 1, vous présenterez ces qualifications à votre Guichet d'entreprises.

COMPTE BANCAIRE PROFESSIONNEL
Toute personne physique ou morale désirant s'installer comme indépendant doit ouvrir (à son nom ou celui de la société) un compte courant auprès de l'organisme financier de son choix. Votre compte bancaire professionnel permettra de tracer les entrées, les sorties et les soldes d'argent de votre activité indépendante ou profession libérale. Pour pouvoir exiger légalement des intérêts de retard, votre numéro de compte devra figurer sur tous vos documents réclamant un paiement (factures ou notes d'honoraires). Pour éviter tout cafouillage d'opérations, je vous conseille d'ouvrir un compte bancaire professionnel distinct de celui affecté aux opérations privées, ainsi vous disposerez de deux comptes bancaires (un pour la vie privée et un pour l'activité professionnelle).

OBLIGATIONS COMPTABLES

Une comptabilité dite simplifiée peut être tenue pour autant que toutes les opérations y soient mentionnées fidèlement, sans retard et par ordre chronologique. Sans système ou plan comptable imposé, la forme des comptes annuels est libre, mais elle doit être claire et compréhensible.

La législation comptable impose la tenue de plusieurs facturiers qui serviront à diverses administrations : contributions, TVA, tribunal de commerce, INASTI et toutes autorités habilitées à les consulter en fonction de leur spécialisation.

La numérotation des pièces comptables se fera toujours par année civile (et non par trimestre TVA), ce, tant dans le facturier (achats et/ou ventes) que dans le classeur des documents originaux, chaque document portant le même numéro que celui de son inscription dans le facturier (achats et/ou ventes). En clair, au 1er janvier de l'année, la numérotation commencera par le chiffre "1" dans le facturier (achats et/ou ventes) et continuera (n° après n°) jusqu'au 31 décembre.

Selon ses particularités, votre comptabilité simplifiée reposera sur certains ou sur tous ces éléments :

Etablissement de comptes annuels,

Journal des achats ou facturier d'entrées
- enregistrant les factures ou notes de crédit des fournisseurs par ordre de réception
- reprenant : date, numéro de réception, fournisseur, montant avec ou sans TVA, paiement (mode + date)

Journal des ventes ou facturier de sorties
- enregistrant les factures ou notes de crédit aux clients par ordre d'émission
- reprenant : date, numéro de réception, client, montant avec ou sans TVA, paiement (mode + date)

Journal financier ou livre de caisse (contenant rentrées et dépenses en espèces)

Livre de banque (contenant rentrées et dépenses via comptes bancaires)

Livre journal de la profession libérale
Ce seul livre officiel suffit si vous exercez une profession libérale non assujettie à la TVA. Afin de pouvoir dégager le total de vos profits annuels, vous comptabiliserez au livre journal tous vos honoraires au fur et à mesure de leur perception (carnets d'attestations de soins du médecin, notes d'honoraires de l'avocat ... ).

>> ce sujet est développé en page 8 + exemples pratiques et tableaux adaptés aux besoins

Remarques :
Dans le passé, les documents comptables devaient être visés et paraphés par le Greffe du Tribunal de Commerce avant toute écriture et ils devaient être conservés 10 ans. L'arrêté royal du 25 janvier 2005, paru au moniteur belge du 7 février 2005, a éliminé l'obligation du visa au greffe du tribunal de commerce et a accordé la tenue de livres électroniques. Avant la première utilisation des livres comptables (nouvelle règle se substituant au visa), vous devez déposer au guichet d'entreprise un formulaire d'identification spécial spécifiant :

l'appellation, ainsi que le numéro BCE

la destination détaillée du livre ou du journal et la place précise qu'il occupe dans sa série

la quantité de pages du registre + la dénomination et le numéro d'entreprise de l'imprimeur.
Ces dispositions sont applicables à toutes les entreprises, même aux établissements publics. L'article 6 alinéa 2 stipule que pour la conservation des livres et journaux, le support choisi doit assurer l'inaltérabilité et la disponibilité immédiate des données enregistrées pendant la durée de conservation imposée. Tenant une comptabilité électronique, vous devrez conserver les fichiers, les systèmes et les programmes adéquats, car chaque situation comptable devra pouvoir être accessible et réimprimée pendant toute la période de conservation prévue.

ASSURANCES
Pour le personnel occupé, il est obligatoire de contracter une assurance couvrant les risques relatifs aux accidents du travail (pendant l'activité ou sur le chemin du travail). L'indépendant peut aussi efficacement se couvrir par un choix varié de polices d'assurances non obligatoires. Par exemple, une assurance en responsabilité civile couvre les risques liés à l'exercice même de l'activité de l'entreprise, de même que tous les dommages occasionnés à des tiers en raison de l'activité et de manquement, négligence ou faute. Une assurance incendie sauvegarde le patrimoine ou protège la responsabilité locative. Reste un vaste choix parmi d'autres assurances : groupe, revenu garanti, chômage commercial, décès, protection juridique professionnelle, vol du contenu, dégâts des eaux, bris de vitres et tempête, etc.

MUTUELLE
L'indépendant a l'obligation de s'inscrire auprès de la mutuelle de son choix où il remettra les bons de cotisation délivrés par sa caisse d'assurances sociales. Dans le "régime indépendant", les cotisations sociales obligatoires ne couvrent que les "gros risques" (hospitalisations, opérations chirurgicales), si vous désirez couvrir les "petits risques" (visites de médecin, dentiste, médicaments), vous devrez payer une cotisation complémentaire à votre mutuelle et attendre un délai de stage obligatoire (6 mois) avant de pouvoir obtenir les premiers remboursements. Cette couverture des "petits risques" reste un libre choix, toutefois je vous conseille d'opter pour de bonnes couvertures sociales afin d'éviter tous regrets ultérieurs quand il serait trop tard.
NB : pour l'indépendant ou la profession libérale, le statut social obtenu donne aussi accès à une couverture en matière de pension, allocations familiales, assurance maladie (soins de santé) et assurance contre l'incapacité de travail.

VERSEMENTS ANTICIPES
Sous peine de majorations importantes d'impôts, trimestriellement, l'indépendant doit effectuer des versements anticipés d'impôts sans attendre la facture finale via l'avertissement extrait de rôle (venant longtemps après l'introduction d'une déclaration fiscale à l'Impôt des Personnes Physiques). Vous devrez vous immatriculer auprès du Service des Versements Anticipés et recevoir votre numéro de référence personnel qui figurera sur tous vos paiements.

>> ce sujet est développé en page 3, avec tout son mode d'emploi

PRUDENCE
Ne commettez pas l'erreur de certains qui confondent chiffre d'affaires (rentrées brutes) avec bénéfice net qui, lui-même, n'est "net" que par son appellation comptable, mais surtout pas net de l'Impôt des Personnes Physiques.

PREVOYANCE
Il existe des frais à projeter, des frais ou investissements inattendus, des impôts et des régularisations de cotisations sociales. Pour une saine gestion, il faut constituer un fond de roulement financier, payer des versements anticipés et demander à votre caisse d'assurances sociales d'adapter vos cotisations trimestrielles en proportion de la hauteur prévisible de vos revenus nets.

CLAIRVOYANCE
En procédant intelligemment, vous éviterez le piège du recours à l'emprunt pour honorer vos notes d'impôts ou régularisations sociales. Gardez clairement à l'esprit que, malgré ces régularisations prévisibles couvrant le passé, vous aurez l'obligation de payer des versements anticipés et des cotisations sociales pour l'année en cours, ce qui aggrave les difficultés financières dues à un manque de prévoyance.